به گزارش روشنفکر
در نگاه اول احتمالا توانایی های سازمانی چندان مهم به نظر نرسد. این که هرکسی باید امور خود را سامان دهی کند، احتمالا امری بدیهی به نظر برسد. اما در دنیای کاری پیچیده امروز، شما ناچارید چیزهای بسیاری را مدیریت کنید؛ از مدیریت پوشه‌های رایانه‌ای گرفته تا به یاد سپردن زمان انواع جلسات وکارها. قطعا در این حالت نیاز به مجموعه‌ای از توانایی‌ها برای صرفه جویی در زمان، اشکار کردن ابزار مناسب برای پیشبرد کارها و تعامل با سایرین دارید. همه اینها در مجموعه‌ای به نام توانایی های سازمانی دسته بندی خواهد شد. در این یادداشت می‌خواهیم درمورد این توانایی‌ها، الزام فراگیری آنها، انواع و راه حلهای تقویتشان سخن بگویید کنیم.
توانایی سازمانی چیست؟
توانایی سازمانی بخشی از توانایی های نرم است که به شما پشتیبانی می‌کند کارها و پروژه‌های خود را سامان داده و انتظارات را در زمان مناسب برآورده کنید. به فکر قرار است ۴ پروژه را در یک ماه انجام دهید و برای انجام هرکدام از آنها با ۴ نفر در ربط هستید. توانایی های سازمانی به شما پشتیبانی می‌کنند تا کارها را برتری بندی و تقسیم کنید، همکاری با افراد را هماهنگ و به آن چهار پروژه در زمان مناسب رسیدگی کنید.
الزام منفعت گیری از توانایی های سازمانی
توانایی سازمانی چه منفعت‌ای برای شما دارد؟
آخرین مطالب
- افت هزینه‌های شما و سازمان: زمان کمتری برای کسب منبع های و ابزار کارتان صرف می‌کنید چون از قبل می‌دانید آنها را از کجا اشکار کنید.
- افزایش کیفیت کار: هنگامی زمان و برنامه شما سازمان دهی شده باشد، زمان بیشتری برای رسیدگی به کارهای مهم‌تر و پرسود‌تر دارید.
- ترقی جایگاه شما نزد سازمان یا کارفرما: هنگامی کاری به موقع و باکیفیت مناسب تحویل دهید، به گفتن فردی که توانایی بالایی در انجام پروژه‌ها دارد شناخته می‌شوید. این نوشته شانش شما برای ترقی جایگاه یا دریافت پیشنهادهای بهتر در آینده را افزایش میدهد.
- افزایش توانمندیهای ذهنی شما: مدیریت یک پروژه علاوه بر دستاوردهای مالی، ذهن شما را نیز پرورش میدهد. شما در میانه کار، با چالش‌های مختلفی مواجه می‌شوید. حل این چالش‌ها می‌تواند به پرورش ذهن شما و افزایش توانمندیهای شناختی شما پشتیبانی کند. در نهایت شما به انسان نیرومندتری از نظر ذهنی تبدیل می‌شوید.
انواع توانایی های سازمانی
توانایی های سازمانی به دو گونه داخلی و بیرونی تقسیم بندی خواهد شد.
توانایی های سازمانی درونی
توانایی های درونی ذهنی می باشند؛ به این معنی که به شما پشتیبانی می‌کنند مسائل پیچیده را تحلیل و راه حل آنها را بیابید. این توانایی‌های درونی به شما امکان میدهد زمان روبه رو با سختی و استرس، آرام بمانید.
تفکر خلاق، تفکر استراتژیک و برتری بندی کارها در ذهن از جمله توانایی های سازمانی درونی می باشند.
توانایی های سازمانی بیرونی
این توانایی‌ها زیاد تر درمورد همکاری شما با دیگران است. این توانایی‌ها به شما پشتیبانی می‌کنند تا ارتباطی موثر و کارآمد برای پیشبرد پروژه با دیگران برقرار کنید. برای مثال تقسیم بندی کردن کارها، مستند سازی، مرتب سازی میز کار و کار تیمی از جمله این توانایی‌ها است.
۱۰ توانایی سازمانی الزامی برای پیروزی
برای پیروزی در پروژه خود، به دست کم ۱۰ توانایی سازمانی مهم نیاز دارید. در ادامه این موارد را فهرست وار معارفه می‌کنیم:
۱. سامان دهی اسناد و پوشه‌ها
آیا اسناد و پوشه‌های خود را، چه کاغذی و چه رایانه‌ای، به درستی دسته بندی می‌کنید؟ اگر جواب مثبت است شما این توانایی را دارید. این کار به شما پشتیبانی می‌کند زمان کمتری صرف اشکار کردن چیزهای گوناگون کنید.
۲. تعیین مقصد
تعیین مقصد به معنی اشکار کردن یک یا چند مقصد، تعیین نقشه راه و تقسیم اهداف به واحد‌های کوچک‌تر با زمان بندی اشکار است.
۳. برتری بندی
فکر کنید شما ۳ کار را باید در طول هفته انجام دهید. از کجا می‌فهمید کدام یک مهم‌تر است؟ فهمیدن برتری‌ها و تنظیم کارها بر پایه آن توانایی برتری بندی است.
۴. تصمیم گیری
آیا زیاد تر نتایج گوناگون را بر پایه حقیقت‌های حاضر پیش بینی می‌کنید و سپس مسیر مناسب‌تر برای رسیدن به اهداف را انتخاب می‌کنید؟ اگر این چنین است بعد از توانایی تصمیم گیری منفعت‌ای دارید. هرچه توانایی شما در تصمیم گیری درست زیاد تر شود، گمان ناکامی و زیان کمتر می‌شود.
۵. تفکر استراتژیک
تفکر استراتژیک شما را از فردی که فقط کار او را انجام میدهد به فردی که روابط بین کارها و پروژه‌ها را فهمیدن کرده تبدیل می‌کند. این تفکر توانایی دیدن عکس بزرگ‌تر و تحلیل قضیه در ابعاد بزرگ را به شما میدهد.
۶. کار تیمی
همکاری یعنی شما چه مقدار خوب و موثر با دیگران کار می‌کنید. از نحوه تعامل شما تا حل تعارضات همه انها همکاری شما را با دیگران شکل میدهد. بدیهی است برای تحکیم همکاری خود با دیگران به مجموعه‌ای از توانایی‌های ارتباطی نیاز دارید.
۷. تعامل موثر
تعامل موثر یعنی به اشتراک گذاشتن افکار، ایده‌ها و دانش خود با دیگران به طوری که آنها چیزی که می‌گویید را فهمیدن کنند. شفاف سخن بگویید کردن و نوشتن یکی از نشانه‌های داشتن تعامل موثر است. هنگامی به درستی تعامل نکنید، دیگران به طور ناقص منظور شما را فهمیدن می‌کنند. در نتیجه گمان ابراز اشتباه و تعارض زیاد تر می‌شود.
۸. مدیریت زمان
این که چطور زمان خود را بین پروژه‌ها و کارهای گوناگون تقسیم می‌کنید چیزهای بسیاری درمورد توانایی زمان بندی شما می‌گوید. مدیریت وقتی یعنی فهمیدن این که چه مقدار زمان در اختیار دارید و تخمین بزنید هرکار چه مقدار زمان می‌برد تا انجام شود.
۹. خود انگیزشی
انگیزه درونی همان نیرویی است که شما را در روبه رو با چالش‌ها به پیش می‌ّبرد. این همان میلی درونی برای همه کردن کار با وجود سختی‌ها و مشکلات پیش آمده است. در واقع این توانایی به شما پشتیبانی می‌کند تا جا نزنید.
۱۰. خود مدیریتی
اگر مدیر بالادستی کنارتان نبوده است، آیا هم چنان به کار ادامه می‌دهید؟ خود مدیریتی یعنی توانایی تسلط و تمرکز بر کار هنگامی که هیچ ناظری بیرونی ما را رصد نکند. با وجود این دو توانایی آخری، شما می‌توانید به طور فعال پروژه را پیش ببرید بی‌آنکه دیگران بخواهند مرتب شما را به جلو برانند.
چطور توانایی های سازمانی خود را تحکیم کنیم؟
برای نگه داری و تحکیم این توانایی‌ها می‌توانید کارهای زیر را انجام دهید:
۱. در کارهای داوطلبانه شرکت کنید
افزایش مسئولیت‌ها به خودی خود علتزیاد تر شدن حس مسئولیت پذیری در شما می‌شود. بعد در کنار کارهای روزمره، مسئولیت یک پروژه را داوطلبانه به مسئولیت بگیرید. با این عمل، هم توانمندیهای خود را محک می‌زنید و هم به دیگران نشان می‌دهید که پذیرای چالش‌ها و پروژه‌های تازه هستید.
۲. میز کار خود را مرتب نگه دارید
نحوه سامان دهی، از میز کار گرفته تا پوشه‌های رایانه‌تان، نشان میدهد که آمادگی پذیرفتن مسئولیت‌های بزرگ‌تر را دارید. تصویری که با میز کارتان از شما به دیگران، خواه مشتری و خواه همکاران و مدیران، نشان می‌دهید نقش مهمی در این راستا دارد. ضمانت شما به سامان دهی امور، بخشی از فرآیند تحکیم توانایی های سازمانی است.
۳. تقویم خود را به روز نگه دارید
دانستن این که در چه وقتی باید کجا باشید، بخشی از سامان دهی کاری شما است. هنگامی حساب زمان در دستان شما باشد، در برابر رویدادهای پیش بینی نشده آمادگی بهتری دارید. از نظر دیگر می‌توانید زمان کافی برای رسیدگی به زندگی شخصی و یا مسئولیت‌های تازه را فراهم کنید.
۴. در دوره‌های آموزشی شرکت کنید
برخی از سازمان‌ها یا کسب‌وکارها برای پرورش نیروهای خود یا جذب نیروهای تازه با توانایی، دوره‌های آموزشی کارگاهی برگزار می‌کند. در این دوره‌ها بسته به نوع آن، بخشی از یک پروژه همانند سازی می‌شود. با شرکت در این دوره‌ها توانایی سازمان دهی خود را محک می‌زنید و آن را تحکیم می‌کنید.
۵. از برنامه‌های مدیریت پروژه استفاذه کنید
امروزه برنامه‌های مختلفی برای مدیریت پروژه ساخته شده‌اند. این برنامه‌ها با ابزارهای گوناگون به شما امکان خواهند داد تا کارهایی همانند مستند سازی، دسته بندی اسناد و پوشه‌ها، مدیریت تیم‌ها و نظارت بر کار هرکدام را راحت‌تر انجام دهید. این برنامه‌ها کار سازمان دهی را تسهیل و آسان می‌کنند. یادگیری کار کردن با این برنامه‌ها می‌تواند بخشی از توانایی شما برای تحکیم توانایی های سازمانی باشد.
نظر شما چیست؟
به نظر شما چه توانایی های سازمانی فرد دیگر هست که یک فرد باید آنها را بیاموزد؟ آیا توانایی‌ای از مدیریت یک پروژه دارید؟ از کدام توانایی های سازمانی خود برای پیشبرد آن زیاد تر منفعت گیری کردید و نقش کدام یک را مهم‌تر می‌دانید؟ نظرات خود را با به اشتراک بگذارید.
و از اتلاف هزاران ساعت زمان در سازمان جلوگیری کنید.
دسته بندی مطالب